Phần mềm quản lý phương tiện (PMQLPT) đang được áp dụng tại Nhà xe Hà Lan

Quản lý hàng trăm phương tiện không chỉ là theo dõi xe đang chạy hay đang nằm xưởng. Với một doanh nghiệp vận tải, mỗi phương tiện gắn với tài sản, lái xe, lịch bảo dưỡng, chi phí sửa chữa, hồ sơ pháp lý và chất lượng khai thác.

Từ nhu cầu quản lý thực tế của đội xe, ETEKCAR đang phát triển và áp dụng Phần mềm quản lý phương tiện (PMQLPT) tại Nhà xe Hà Lan, hướng tới việc chuẩn hóa toàn bộ quá trình quản lý phương tiện trên một nền tảng thống nhất.

1. Từ quản lý thủ công đến quản lý tập trung

Trong hoạt động vận tải, thông tin về một chiếc xe thường nằm ở nhiều nguồn khác nhau:

• Hồ sơ phương tiện.
• Sổ theo dõi bảo dưỡng.
• Nhật ký sửa chữa.
• Thông tin ODO/KM.
• Chi phí phụ tùng và sửa chữa.
• Hồ sơ đăng kiểm, bảo hiểm.
• Thông tin lái xe.
• Tình trạng kỹ thuật thực tế.

Khi số lượng phương tiện tăng lên, việc quản lý bằng sổ sách, file Excel hoặc thông tin rời rạc khiến việc tổng hợp và kiểm soát trở nên khó khăn.

PMQLPT được xây dựng theo hướng tập trung các dữ liệu này vào một hệ thống quản lý thống nhất.

Một phương tiện – một hồ sơ – một lịch sử – một nguồn dữ liệu quản lý.

2. PMQLPT quản lý những gì?

Hệ thống được xây dựng xoay quanh vòng đời của phương tiện.

Hồ sơ phương tiện

Mỗi xe có một hồ sơ riêng, bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Mã phương tiện.
• Biển kiểm soát.
• Số khung.
• Số động cơ.
• Loại phương tiện.
• Số chỗ.
• Năm sản xuất.
• Ngày đưa vào khai thác.
• Thông tin quản lý liên quan.

Việc chuẩn hóa mã phương tiện giúp các dữ liệu phát sinh sau đó được liên kết về đúng chiếc xe.

ODO/KM

ODO/KM là một trong những dữ liệu quan trọng để quản lý phương tiện.

Hệ thống có thể theo dõi:

KM → sử dụng → bảo dưỡng → sửa chữa → chi phí → lịch sử kỹ thuật

Từ đó người quản lý có cơ sở để theo dõi tình trạng khai thác và xác định các phương tiện cần được kiểm tra, bảo dưỡng.

Bảo dưỡng

Hệ thống ghi nhận lịch sử bảo dưỡng của từng phương tiện:

• Nội dung công việc.
• Thời điểm thực hiện.
• Số KM.
• Hạng mục bảo dưỡng.
• Ghi chú kỹ thuật.
• Lịch sử các lần thực hiện trước đó.

Thay vì chỉ biết một chiếc xe "đã sửa", người quản lý có thể xem được xe đã được bảo dưỡng, sửa chữa những gì và diễn biến như thế nào theo thời gian.

Sửa chữa

Các công việc sửa chữa được ghi nhận theo từng phương tiện.

Dữ liệu này tạo thành lịch sử kỹ thuật của xe, giúp bộ phận quản lý kỹ thuật có thêm cơ sở khi xử lý các sự cố phát sinh.

Chi phí

PMQLPT hướng tới việc liên kết chi phí với từng phương tiện và từng hoạt động kỹ thuật.

Ví dụ:

Phương tiện → Công việc → Phụ tùng → Chi phí

Qua đó có thể phân tích:

• Xe nào phát sinh nhiều chi phí.
• Nhóm hạng mục nào thường xuyên sửa chữa.
• Chi phí của từng phương tiện theo thời gian.
• Xu hướng chi phí của đội xe.

3. Điểm quan trọng: PMQLPT không chỉ là phần mềm nhập dữ liệu

Một hệ thống quản lý phương tiện hiệu quả không nên chỉ dừng ở việc "lưu thông tin".

Mục tiêu của PMQLPT là hình thành một quy trình quản lý khép kín:

1. Phương tiện
2. Khai thác
3. ODO/KM
4. Bảo dưỡng
5. Sửa chữa
6. Chi phí
7. Lịch sử kỹ thuật
8. Báo cáo
9. Phân tích
10. Quyết định

Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp từng bước chuyển từ quản lý phương tiện dựa trên kinh nghiệm sang quản lý dựa trên dữ liệu.

4. Áp dụng thực tế tại Nhà xe Hà Lan

Đặc thù của Nhà xe Hà Lan là đội phương tiện có nhiều loại hình khai thác khác nhau.

Phương tiện có thể phục vụ:

• Vận tải hành khách.
• Xe hợp đồng.
• Xe tuyến.
• Xe đưa đón.
• Dịch vụ vận chuyển.
• Các phương tiện phục vụ hoạt động kinh doanh khác.

Mỗi nhóm phương tiện có yêu cầu quản lý khác nhau.

Do đó, PMQLPT được định hướng không quản lý xe theo một cách cứng nhắc mà quản lý tập trung nhưng cho phép theo dõi theo từng loại phương tiện, nhóm xe và tình trạng khai thác.

5. Dữ liệu tạo thành lịch sử riêng của từng xe

Một trong những giá trị quan trọng của hệ thống là lịch sử phương tiện.

Ví dụ một chiếc xe có thể được theo dõi theo chuỗi:

Xe A → 100.000 km → bảo dưỡng → thay phụ tùng → phát sinh sự cố → sửa chữa → 110.000 km → bảo dưỡng → phát sinh sự cố tương tự.

Nếu các thông tin này chỉ nằm trong nhiều cuốn sổ hoặc nhiều file khác nhau, việc nhận diện xu hướng sẽ rất khó.

Khi dữ liệu được tập trung, doanh nghiệp có thể bắt đầu đặt những câu hỏi có giá trị hơn:

• Xe nào thường xuyên phát sinh sự cố?
• Hạng mục nào lặp lại nhiều lần?
• Xe nào có chi phí sửa chữa tăng?
• Nhóm phương tiện nào cần được kiểm tra kỹ hơn?
• Chi phí bảo dưỡng thay đổi như thế nào theo số KM?
• Một loại sự cố có đang xuất hiện lặp lại trên nhiều phương tiện hay không?

Đây chính là bước chuyển từ ghi nhận dữ liệu sang khai thác dữ liệu.

6. Từ PMQLPT đến quản lý đội xe bằng dữ liệu

PMQLPT là lớp dữ liệu nền tảng cho quá trình chuyển đổi số trong quản lý phương tiện.

Khi dữ liệu được tích lũy đủ lớn và đủ sạch, doanh nghiệp có thể phát triển các lớp phân tích cao hơn:

1. Dữ liệu phương tiện
2. PMQLPT
3. Báo cáo
4. Phân tích
5. Nhận diện xu hướng
6. AI Fleet Intelligence (đang phát triển)

Trong tương lai, AI có thể được sử dụng để hỗ trợ phân tích lịch sử bảo dưỡng, sửa chữa, ODO/KM và chi phí nhằm phát hiện các xu hướng bất thường hoặc các nhóm sự cố lặp lại.

AI không thay thế kỹ thuật viên và người quản lý. Vai trò của AI là cung cấp thêm thông tin để con người đưa ra quyết định tốt hơn.

7. Hà Lan là môi trường thực tế để kiểm nghiệm hệ thống

Điểm khác biệt quan trọng của PMQLPT là hệ thống được xây dựng từ bài toán quản lý phương tiện thực tế, thay vì chỉ phát triển một phần mềm trên lý thuyết.

Quá trình áp dụng tại Nhà xe Hà Lan giúp ETEKCAR có thể quan sát:

• Người quản lý thực sự cần dữ liệu nào.
• Quy trình nhập liệu nào phù hợp với thực tế.
• Những thông tin nào cần kiểm soát chặt.
• Báo cáo nào thực sự có giá trị.
• Những điểm nào trong quy trình quản lý phương tiện còn thủ công.
• Dữ liệu nào có thể trở thành cơ sở cho phân tích và AI.

Qua đó, phần mềm được cải thiện dựa trên dữ liệu và quy trình vận hành thực tế.

8. PMQLPT không chỉ dành cho một nhà xe

Mục tiêu dài hạn của ETEKCAR không phải chỉ xây dựng một công cụ nội bộ cho một doanh nghiệp.

PMQLPT được định hướng trở thành nền tảng có thể áp dụng cho nhiều mô hình quản lý phương tiện:

• Nhà xe.
• Doanh nghiệp vận tải.
• Đội xe hợp đồng.
• Doanh nghiệp logistics.
• Đơn vị có đội xe nội bộ.
• Doanh nghiệp có nhu cầu quản lý bảo dưỡng và chi phí phương tiện.

Từ một bài toán thực tế tại Nhà xe Hà Lan, ETEKCAR từng bước xây dựng một nền tảng có khả năng giải quyết bài toán rộng hơn:

Quản lý phương tiện → Quản lý kỹ thuật → Quản lý dữ liệu → Phân tích → Hỗ trợ quyết định.

ETEKCAR và bài toán quản lý phương tiện

PMQLPT là một phần trong định hướng phát triển của ETEKCAR: kết hợp ô tô, kỹ thuật phương tiện, quản lý đội xe và công nghệ dữ liệu trên cùng một hệ sinh thái.

Dữ liệu phương tiện là nền tảng. Quản lý là quy trình. Công nghệ là công cụ. Quyết định cuối cùng vẫn thuộc về con người.

Về trạng thái hiện tại: các module hồ sơ phương tiện, ODO/KM, bảo dưỡng và chi phí của PMQLPT đang được triển khai. Các module sửa chữa, phụ tùng, hồ sơ kỹ thuật và báo cáo đang trong giai đoạn phát triển.

Hệ thống PMQLPT đang được phát triển và áp dụng theo từng giai đoạn. Các tính năng, số liệu và khả năng phân tích được triển khai tùy theo phạm vi sử dụng thực tế của từng doanh nghiệp.